校人（2010）24号
为了进一步加强人事档案建设，做好人事档案材料的收集归档工作，更好地为组织人事工作服务，根据闽委组通（2009）59号文件精神，并结合我校实际情况，特对人事档案归档材料提出以下要求：
1、人事档案归档材料的载体使用16开型（长26厘米，宽18.4厘米）的公文纸，材料的左边应留出 2 — 2.5厘米的空白装订边。各单位在设计和制作人事归档材料或表格时，一定要考虑材料尺寸大小要求或交由人事档案室审核。
2、表格文字应使用黑色、蓝黑墨水或墨汁笔书写，禁止使用圆珠笔、纯蓝墨水、红色及铅笔和复写纸书写。禁止使用修正液、修正带涂改字迹，对涂改过的材料不予归档。对破损材料不得使用透明或双面胶带粘贴。
3、归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
4、各类归档材料及表格书写应完整齐全，表格内如无内容填写时要写“无”，不得用斜线（/）代替。书写字迹应工整不潦草（尤其是姓名），材料手续要完备，有签名、日期、公章等。
5、填写各类表格时应将人员的基本情况书写全面，如姓名、性别、出生年月、籍贯、单位、学历、职务、岗位等，要求贴照片的应贴上照片。对于电脑打印的材料，如遇有打不出的字应手写补上（特别是姓名）。干部任免、定级等材料应写出文件编号。
6、材料形成后必须盖有承办单位公章或签名。同本人见面的材料应有本人签名(如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定、年度考核等)，如本人不能签字或有特殊情况的，需由组织注明。材料加盖公章时字迹应清晰，盖出的字体不得倒转。盖公章应避开材料右上角。
7、归档材料应有形成日期，日期书写应完整，写出年、月、日。年份应写够四位数。
8、归档材料如有单位或部门审批意见, 单位或部门应写明结果并表明意见，如“同意辞职”、“同意退休”、“同意定级”、“同意报考”、“同意录取”、“同意本科毕业”等等。不得只写“同意”二字。
9、各职能部门有下达的评选校级及以上先进的材料（包括本职能部门或全校教职工）都应归入本人档案。对于部分获省部级以上科技奖项的，可以获奖证书复印件加盖部门公章的形式归档。
10、教职工去世后死亡证明，单位写的生平以及非正常死亡调查报告等治丧材料应及时归入本人档案。
11、各单位或部门应将形成后的材料在一个月内送交人事档案室，形成归档制度，规范操作，及时归档。
福州大学人事处
二○一○年三月二十四日
